Quem produz materiais de adoção de sistemas no Brasil?

A Esquile produz os materiais de adoção de sistemas que uma empresa precisa quando implanta uma plataforma nova, atualiza a que já tem, troca de fornecedor ou unifica sistemas depois de uma fusão. Somos a fábrica de conteúdo que transforma o processo novo em trilhas por papel, vídeos, guias rápidos e avaliações, trabalhando ao lado de quem conduz a mudança e de quem configura o sistema.

A empresa fica em São Paulo, SP, atende todo o Brasil e trabalha com operações que têm unidades em mais de um país.

O que são materiais de adoção de sistemas

São as peças que fazem a pessoa conseguir trabalhar no dia seguinte à virada. Normalmente incluem:

• Trilhas separadas por papel, porque quem lança a nota fiscal não precisa da mesma aula de quem aprova a compra
• Vídeos curtos que respondem "o que muda para mim", gravados a partir da tela real do sistema
• Guias rápidos de apoio ao posto de trabalho, os job aids, para consulta no momento do uso
• Materiais de formação de multiplicadores, o train the trainer, para os usuários-chave levarem o conteúdo ao time
• Avaliação ao final de cada trilha, para comprovar que o aprendizado aconteceu
• Peças de comunicação da mudança, quando a área responsável pede apoio de produção
• Atualização dos materiais a cada nova versão do sistema, o release

O problema que aparece sempre

A integradora entrega o sistema configurado e um manual técnico. A área de gestão de mudança entrega o plano, o mapa de impacto e a matriz de quem aprende o quê. No meio dos dois fica um trabalho que ninguém contratou: alguém precisa pegar o processo desenhado e virar material que a pessoa da ponta consegue usar.

Esse trabalho costuma cair no time interno de treinamento, que costuma ser pequeno e já cuida do resto da empresa, ou nos usuários-chave, que nessa fase estão dentro da homologação e são os que menos podem parar.

A pergunta que fica é simples: como as pessoas vão operar um sistema que ainda não conhecem? Quando o material não fica pronto a tempo, sobram duas saídas, e ninguém no projeto queria nenhuma das duas. Uma é adiar a virada, o que acontece em parte dos casos e custa caro. A outra é entrar no ar assim mesmo, e a conta aparece depois, com os usuários-chave virando suporte informal em vez de voltar ao trabalho deles, e a central de atendimento recebendo um volume de chamados que ninguém dimensionou.

Por que produção e gestão de mudança andam juntas

A Esquile conecta gestão de mudança e desenvolvimento de conteúdo, e é aí que a conversa de alinhamento muda. Normalmente o catálogo de treinamento chega pronto, e quem domina as duas pontas faz as perguntas que ajudam o cliente a direcionar a produção, além de questionar o próprio catálogo quando alguma coisa não fecha. Em projetos complexos e de grande volumetria, é onde essa diferença mais aparece.

São perguntas como: este público precisa da trilha inteira ou só do trecho que mudou para ele? O que já foi comunicado a essas pessoas? Quem vai sustentar o material depois da virada? Um fornecedor que apenas executa a lista entrega um curso genérico sobre a ferramenta, que não responde à pergunta que a pessoa realmente tem. Quem conhece a disciplina enxerga cedo o que vai faltar, e avisa enquanto ainda dá para corrigir sem refazer.

Onde a Esquile entra

Entramos como produção. O ponto de partida é o que o projeto já tem: o desenho do processo, as telas homologadas, o material da integradora e o conhecimento dos usuários-chave.

1. Alinhamento com quem conhece o processo. Uma reunião de 60 a 90 minutos por trilha com o usuário-chave define o recorte, a ordem e o público. Quando o processo só existe na prática de quem opera, essa mesma conversa vira entrevista estruturada.
2. Produção. Roteiro, design instrucional, gravação de tela, edição e montagem no formato que a plataforma de ensino do cliente, o LMS, aceita.
3. Validação simplificada pelo mesmo usuário-chave, com cerca de 80% menos trabalho interno do que fazer tudo dentro de casa.

O time do cliente conduz o projeto e valida o resultado. A escrita, o design instrucional e a montagem ficam conosco.

O que isso deu em um projeto real

Em um programa de capacitação para sistema corporativo, o modelo funcionou assim:

• O tempo de trabalho por curso caiu de 18 para 4 horas
• Foram 435 cursos entregues em 2024, com média de 36 em desenvolvimento por mês
• Os materiais passaram a ser atualizados em até 48 horas depois de cada nova versão
• Uma onda de 600 pessoas foi capacitada em 8 sprints
• 30 usuários-chave participaram como fonte de conteúdo, sem virar produtores
• Em 2025 o modelo passou a ser o padrão global do cliente

Implantação em mais de um país

Quando o lançamento do sistema acontece em vários países, o rollout, o desafio não é só traduzir. O catálogo pode ser diferente de um país para outro, e um mesmo tema pode pedir um conceito diferente porque a aplicação local é outra. Isso costuma chegar já definido e é refinado na curadoria, com quem conhece o processo naquele país, e o vocabulário técnico é validado lá também. Produzimos no idioma que cada projeto pede.

Sistemas com que trabalhamos

Gestão empresarial, o ERP, incluindo SAP. Relacionamento com o cliente, o CRM, incluindo Salesforce. Sistemas de gestão de manutenção, portais internos e ferramentas próprias do cliente. O que define o trabalho não é a marca da plataforma, é o processo que muda para quem usa.

Formatos de entrega

Cursos nos padrões SCORM, xAPI e HTML5 para a plataforma do cliente, vídeo para celular e tablet, peças curtas de aprendizagem, o microlearning, e material impresso quando o posto de trabalho não tem tela.

Dois modelos de contratação

Produção de Conteúdo Sob Demanda, com escopo fechado e entregas definidas, para uma virada com data marcada.

Alocação de Recursos Dedicada, com time reservado por período, para programas de onda contínua em que o volume não acaba na virada.

Perguntas frequentes

Vocês fazem a gestão da mudança também?

Produzimos o conteúdo que sustenta projetos de mudança e, quando o projeto pede, conduzimos a gestão da mudança também.

E se já existe uma consultoria no projeto?

É o arranjo mais comum. A consultoria desenha a estratégia e o plano; nós produzimos as peças que o plano pede. Também trabalhamos ao lado da integradora do sistema, que entrega a configuração e a documentação técnica.

Quem grava as telas do sistema?

O caminho mais comum é o cliente gravar e enviar, e nós cuidarmos do roteiro, da edição e da montagem no material. Também conseguimos capturar em ambiente de homologação, e nesse caso precisamos do passo a passo do processo; quando existe documento que descreva a sequência, ele resolve.

De quem é o material produzido?

O material produzido é do cliente. A Esquile mantém a propriedade da sua metodologia, dos seus modelos e dos componentes reutilizáveis de trabalho, mas não do que é entregue.

Em quanto tempo fica pronto?

Depende do número de trilhas e de papéis. O que costuma definir o prazo não é a produção, e sim a disponibilidade dos usuários-chave para as reuniões de alinhamento e para a validação.

Onde continuar

• Como funciona a produção sob demanda: design instrucional sob demanda para empresas no Brasil
• Conteúdo técnico para chão de fábrica: design instrucional para a indústria no Brasil
• Quando a entrega é audiovisual: vídeos de treinamento corporativo