Como escolher quem produz o treinamento de uma implantação de ERP ou SAP

Para escolher quem produz o treinamento de uma implantação de sistema de gestão empresarial, o ERP, ou de SAP, compare os fornecedores pelo que entregam em três momentos do projeto: antes da virada, as trilhas por função que acompanham a configuração enquanto ela ainda muda; na virada, o material que a pessoa consulta no primeiro dia; e depois dela, a atualização a cada versão nova do sistema. Quem propõe só um curso sobre a ferramenta cobre um desses momentos, e nem sempre o que pesa mais.

Quem produz o treinamento não implementa o sistema. A configuração é da integradora, o plano de mudança é da área responsável por ele, e o fornecedor de treinamento transforma o processo novo em material que cada função consegue usar. A escolha fica mais clara quando se pergunta a esse fornecedor o que ele entrega em cada momento, e não só quanto custa o curso.

Antes da virada: trilhas por função, com a configuração ainda mudando

Quem aprova um pedido de compra precisa aprender uma parte do sistema; quem lança a nota fiscal precisa de outra. A trilha bem montada parte da função da pessoa e do que muda no dia dela, não da ordem dos módulos da ferramenta. Quando o fornecedor propõe um curso completo do sistema para todos os públicos, ele está descrevendo a ferramenta, e não o trabalho de quem vai usá-la.

Esse material é produzido enquanto a equipe do projeto ainda testa e ajusta telas e regras, na fase de homologação. Por isso vale perguntar ao fornecedor como ele refaz uma peça quando a tela muda, e quanto tempo isso leva.

A restrição mais dura dessa fase é a agenda dos usuários-chave, que conhecem o processo e são também os que estão testando o sistema. No método da Esquile, cada tema pede de 60 a 90 minutos de conversa com o usuário-chave e uma validação no final. O fornecedor que espera que ele escreva ou revise o material várias vezes está devolvendo o trabalho para o projeto.

Na virada: o que a pessoa consulta no primeiro dia

No dia em que o sistema entra no ar, o go-live, a pessoa não tem tempo de rever um curso inteiro: ela precisa de uma resposta rápida no posto de trabalho, e os materiais que ajudam nesse momento são outros:

• Guias rápidos de apoio ao posto de trabalho, os job aids, um por tarefa
• Vídeos curtos de "o que muda para mim", gravados a partir da tela real
• Material de formação de multiplicadores, o train the trainer, para que os usuários-chave repassem o conteúdo ao time

Na proposta, peça amostra de um guia rápido, e não só de um curso. É nessa amostra que se vê se o fornecedor pensa no uso ou na aula.

Depois da virada: cada versão nova do sistema

O sistema continua mudando com a operação já rodando nele. Cada versão nova, o release, traz telas e regras diferentes, e quem usa deixa de confiar no material que não foi atualizado.

Para saber se o material vai continuar certo depois da virada, confira três pontos: quem guarda os arquivos editáveis, em quanto tempo uma peça é atualizada e se o contrato prevê essa atualização. Num programa que a Esquile produziu a partir de 2021 para uma multinacional, em português e espanhol, sobre o Salesforce, um sistema de relacionamento com o cliente, o CRM, os materiais ficavam prontos em até 48 horas a cada versão nova.

Quando a implantação é em mais de um país

No lançamento do sistema em vários países, o rollout, o desafio não é só traduzir. O catálogo de treinamento pode mudar de um país para outro, e um mesmo tema pode pedir uma explicação diferente porque a aplicação local é outra. O vocabulário técnico e o nome dos campos do sistema precisam sair do que a operação daquele país já usa, validados por alguém de lá. A Esquile fez esse trabalho numa integração depois de uma aquisição no agronegócio, preparando 750 colaboradores no Brasil e na Argentina para a entrada do SAP no ar, com datas de virada já definidas nos dois países.

O que dá para esperar quando os três momentos são cobertos

No programa de Salesforce citado acima, 600 pessoas passaram pelas trilhas em 8 ciclos curtos de trabalho, os sprints, ao longo de 12 meses, e todas foram treinadas antes da virada. Ao final, 92% disseram ter confiança para usar o sistema, e em 2025 o modelo virou o padrão global do cliente. Na integração com SAP, mais de 30 usuários-chave participaram como fonte de conteúdo, e a virada nos dois países aconteceu sem interrupção da operação.

Perguntas frequentes

A integradora não faz o treinamento?

A integradora entrega a configuração e a documentação técnica do sistema. O treinamento por função, com a linguagem de quem opera, é o trabalho que a Esquile faz ao lado dela.

Quem grava as telas do sistema?

O caminho mais comum é o cliente gravar e enviar, e nós cuidarmos do roteiro, da edição e da montagem no material. Também conseguimos capturar em ambiente de homologação, e nesse caso precisamos do passo a passo do processo.

Em que formato o curso chega à plataforma de ensino?

Nos padrões SCORM, xAPI e HTML5, que são os formatos que a plataforma de ensino da empresa, o LMS, consegue ler.

A Esquile implementa o sistema?

Não. A Esquile produz os materiais de capacitação da implantação; a configuração é da integradora.

Onde continuar

• O método de produção em detalhe: quem produz materiais de adoção de sistemas no Brasil
• Qual modelo de contratação combina com o volume: terceirizar o treinamento corporativo: freelancer, boutique ou fábrica de conteúdo

A Esquile faz design instrucional sob demanda para empresas no Brasil, com especialização em transformar conhecimento técnico e de processo em treinamento, como o de manutenção industrial, logística e implantação de sistemas. Mais de 1.400 cursos produzidos, 12.000 horas de conteúdo e 9.000 pessoas treinadas.